Ein virtueller Assistent (VA) ist eine Person, die von einem entfernten Standort aus Supportdienstleistungen für andere Unternehmen erbringt. Der Begriff entstand in den 90er Jahren, als die Fähigkeit entstand, virtuell zu arbeiten. Aufgrund von technologischen Verbesserungen, wie Hochgeschwindigkeits-Internet, Dokumentenaustausch und anderen Fortschritten, die das Arbeiten aus der Ferne zur Realität machten, konnte sich dieses Berufsfeld entwickeln, etablieren und ist heutzutage nicht mehr wegzudenken.
Virtuelle Assistenten sind vor allem bei Unternehmern und Online-Unternehmen gefragt, die Hilfe benötigen, aber keine Mitarbeiter an ihrem Standort einstellen wollen. Viele kleine und mittlere Unternehmen nutzen jedoch virtuellen Support, insbesondere für spezifische Aufgaben wie Social Media Management.
Was eine virtuelle Assistenz tut
Theoretisch kann eine VA alles tun, was andere Hilfskräfte tun, außer den Kaffee zu bringen. Virtuelle Unterstützungsaufgaben beschränken sich nicht nur auf die Büroarbeit. Viele VAs bieten Marketing, Webdesign und andere Dienstleistungen an.
Einige virtuelle Assistenten sind auf eine bestimmte Qualifikation spezialisiert. So übernimmt beispielsweise ein Marketing- oder PR-Virtualassistent nur die Marketing- oder PR-Arbeit. Andere virtuelle Assistenten erfüllen eine Vielzahl von Aufgaben, jedoch innerhalb einer bestimmten Branche. Ein virtueller Immobilienassistent erledigt beispielsweise viele Aufgaben, allerdings nur für Immobilienmakler und -büros.
Die meisten virtuellen Assistenten betreiben ihr eigenes, heimbasiertes virtuelles Assistenzgeschäft, auch Home Office genannt. Dies ermöglicht es ihnen, mehr zu verdienen (normalerweise $25 pro Stunde oder mehr je nach den angebotenen Aufgaben) und eine größere Kontrolle über die Aufgaben zu haben, die sie erfüllen. Allerdings stellen viele kleine Unternehmen virtuelle Assistenten in einem Arbeits- oder Vertragsverhältnis ein. Diese VAs verdienen in der Regel $10 bis $15 pro Stunde, abhängig von den erforderlichen Fähigkeiten. Schließlich nutzen viele VAs freiberufliche Standorte oder Mikroarbeitsplätze, um schnelle, zeitlich begrenzte Projekte zu finden. Diese zahlen normalerweise nicht gut, aber sie können einen guten Anfang für einen Neuling im VA-Business bedeuten.
Wie man eine VA bucht
Während virtuelle Unterstützung eine große Hauptgeschäftsidee ist, ist das Erhalten der virtuellen Hilfe entscheidend, damit Hauptunternehmer Einkommen maximieren und Wachstum erleichtern. Als Einzelunternehmer kommt eine Zeit, in der es unmöglich ist, alles zu tun, zumindest gut genug, um effizient und effektiv zu sein. Die Einstellung eines virtuellen Assistenten gibt die benötigte Zeit, damit sich der Geschäftsmann/die Geschäftsfrau auf sein/ihr Kerngeschäft konzentrieren kann, das Geld einbringt. Außerdem sind viele virtuelle Assistenten bei einigen Aufgaben besser als der/die Unternehmer/in. Es ist immer schneller und auf lange Sicht günstiger, Aufgaben zu delegieren, für die man nicht qualifiziert ist.
Der erste Schritt bei der Einstellung eines virtuellen Assistenten besteht darin, eine Liste der Aufgaben zu erstellen, die ausgelagert werden sollen. Die Erstellung einer vollständigen Liste, in der Aktivitäten, die zuerst zu delegieren sind, hat Priorität. Wenn die Verwaltung von E-Mails beispielsweise zeitaufwändig und mühsam ist, wird sie ganz oben auf die Liste gesetzt. Oder vielleicht brauchen technische Probleme zu viel Zeit, so kann das Website-Management auslagert werden.
Der nächste Schritt ist die Festlegung, wen man einstellen soll. Es gibt viele Möglichkeiten, einen virtuellen Assistenten einzustellen. Man kann einen VA-Service verwenden, der die VA einstellt und schult und dem Unternehmen dann eine zuweist, basierend auf den Diensten, die benötigt werden. Man kann einen Freelancer-Service wie Upwork (ehemals Elance und ODesk) in Anspruch nehmen. Die letzte Möglichkeit für einen Unternehmer ist, sein Netzwerk für eine Empfehlung zu engagieren. Während man eine Anzeige auf der Suche nach einem virtuellen Assistenten schalten kann, erspart dem Chef das Finden eines bereits geprüften Assistenten Zeit und Kopfschmerzen.
Wie man ein Virtual Assistant Business startet
Einige große Vorteile beim Start eines virtuellen Assistentenunternehmens sind, dass es schnell, erschwinglich und einfach zu tun ist. Es besteht ein hoher Bedarf an Hilfe, und wenn die zukünftige Virtuelle Assistenz bereits über die Fähigkeiten und Ausrüstungen verfügt, um loszulegen, kann sie ihren ersten Kunden finden und schnell loslegen.
Der erste Schritt besteht darin, die Art der Dienstleistung zu bestimmen, die die VA anbieten möchte, und zweitens: an wen. Ob die Spezialisierung auf eine bestimmte Aufgabe wie Grafikdesign oder Buchhaltung abzielt? Wird sich die VA auf einen Nischenmarkt wie Onlineunternehmer oder Makler konzentrieren? Sobald man sich über seine möglichen Aufgaben Gedanken gemacht hat, sollte man einen Preis für die angebotenen Dienstleistungen festlegen, der pro Stunde liegen, oder auch im Paketpreis verkauft werden kann, die dazu bestimmt sind, langfristige Kunden zu gewinnen.
Im Zuge der Eröffnung des Assistenzbüros sollte sich die angehende VA um eine Gewerbeanmeldung im Rathaus (Gewerbeamt) ihrer Stadt kümmern. Die Kosten für die Anmeldung eines Gewerbes liegen im überschaubaren Bereich bei ca. 20-30 €. Für viele VAs sind die Gewerbeanmeldungskosten beinahe die einzigen Investitionen bei ihrer Gründung, denn viele von uns sind mit Laptop & Co. schon ganz gut ausgestattet. Sobald alles eingerichtet ist, kann man damit beginnen, Kunden zu finden, indem man sein Netzwerk online und offline kontaktiert, um über den Service zu informieren. Man sollte die Einrichtung einer LinkedIn-Seite/Xing/Facebook/Instagram und/oder einer Website nachdenken, um es den Leuten leicht zu machen, etwas über einen zu erfahren. Weitere Quellen für die Arbeit mit virtuellen Assistenten sind Telearbeitsplätze und Freelancer.
Meiner Meinung nach findet man Aufträge am besten in Facebookgruppen, die das Thema "VA" behandeln. Hier stoßen regelmäßig Auftraggeber hinzu, die ihre Jobs posten. Aber auch andere FB-Gruppen für Entrepreneure sind dafür interessant und es gibt sie zahlreich auf Facebook. Sie alle haben Bedarf an Unterstützung. Oft entwickeln sich dadurch, Zufriedenheit vorausgesetzt, langjährige Kunden.
Anja-Kristin Hertkorn
Deine Virtuelle Assistenz
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