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Wie wird man Virtuelle Assistenz?

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Ein virtueller Assistent zu sein ist fantastisch. Ich habe einen unglaublichen Lebensstil und habe von überall auf der Welt an einigen exotischen Orten gearbeitet. Aber weil das Leben eines Freelancers nicht nur aus Einhörnern und Feen besteht, werde ich dir alles erzählen, was du wissen möchtest, wenn du daran denkst, dein eigenes VA-Geschäft aufzubauen, damit du einige der Fehler vermeiden kannst, die ich gemacht habe!


Wie man sein VA-Unternehmen gründet


Es gibt Horden von pessimistischen Menschen da draußen, die Kollegen, Freunde und sogar Mitglieder deiner eigenen Familie sind, die versuchen werden, dich davon abzuhalten, dein eigenes Unternehmen zu gründen. Sie werden alle möglichen Geräusche und Gesichter machen, die darauf hindeuten, dass du verrückt bist, überhaupt darüber nachzudenken.


Aber du musst die Ohren schließen, süß lächeln, leise gehen und dein Geschäft gründen und sie sich wünschen lassen, dass sie den Mut hätten, ihre eigenen Träume zu verwirklichen.


Recherche und Vorbereitung


Du wirst Anfang eine massive Menge an Recherchen durchführen und diese Website ist nur der Anfang davon. Beginne mit dem Lesen über alles, was du nur kannst, schaue dir andere VA-Webseiten an, denke darüber nach, wie du dich präsentieren möchtest, entscheide, welche Dienste du anbieten sollst, verstehe, wie du Kunden verwalten kannst und entdecke, welche Werkzeuge du benötigst, um deine Arbeit virtuell zu leisten.


Jede VA hat unterschiedliche Fähigkeiten, so dass ihr Geschäft auf ihre eigenen Umstände, Wünsche und Bedürfnisse zugeschnitten sein muss. Es liegt also an dir, die von mir bereitgestellten Informationen zu interpretieren, um zu sehen, wie sie auf dein eigenes Unternehmen zutreffen und was du von deinem eigenen Arbeitsleben erwartest und erreichen willst.


Es ist auch wichtig, dass du weißt, wie es eigentlich ist, für dich selbst zu arbeiten, und dass du mit offenen Augen hineingehst. Eine gute Möglichkeit, dies zu tun, ist, alle möglichen Blog-Posts von VAs zu lesen.



Schaue dir deine Finanzen an.

Kannst du es dir leisten, freiberuflich tätig zu werden?


Obgleich es nicht eine sehr große Anfangsausgabe gibt, könnte es eine Weile dauern, um Klienten zu erhalten, dann musst du die Zeit berücksichtigen, die du brauchst, um deinen ersten Auftrag zu erledigen, diesen dann in Rechnung zu stellen und zu warten, dass du bezahlt wirst. Es ist wahr, dass es keine bessere Motivation gibt, als rauszugehen und Arbeit zu finden, aber es ist auch sinnvoll, einen kleinen Puffer zu haben!


Setz dich hin und schaue deine monatlichen Ausgaben an und prüfe, was du verdienen musst, um zu überleben. Dein Partner kann dir vielleicht für eine Weile helfen oder du hast einige Einsparungen, die du nutzen kannst. Obwohl es brillant ist, einen finanziellen Puffer zu haben, benutze es nicht als Entschuldigung, um nicht anzufangen - ich habe etwas Arbeit gefunden, um mich für ein paar Monate am Laufen zu halten, dann bin ich einfach in den Abgrund gesprungen.


Das Schlimmste, was passieren kann, ist, dass es eine Weile dauern könnte, bis du in Gang kommst und du dein Einkommen mit einem Teilzeitjob in der Zwischenzeit lieber noch ein wenig aufbesserst oder du entscheidest, dass es nichts für dich ist und du stattdessen etwas anderes tust. Auch gut.


Es gibt genug Leute auf der Welt, die dich einstellen, es kommt nur auf Entschlossenheit und Ausdauer an.


Entscheide dich für eine Marke


Nachdem du dich entschieden hast, welche Arbeiten du in Zukunft erledigen möchtest, musst du dich für deinen Firmennamen entscheiden und dein Branding und Logo gestalten. Ich habe mit einer ziemlich einfachen VA-Website begonnen, sie aber später neu gestaltet, damit man nicht wartet, bis alles perfekt ist - einfach loslegen!


Du musst einen guten Online-Auftritt haben, da deine Website (und Social Media-Profile) von potenziellen Kunden beurteilt werden, aber dein Hauptziel ist es, Kunden zu finden, zu befriedigen und nicht dich in Details zu verfangen und nie mit der Arbeit zu beginnen.


Ich würde vorschlagen, sich von den anderen VAs zu unterscheiden, indem man eine einzigartige, erwachsene Marke kreiert. Ich denke an mich selbst als moderne Geschäftsfrau und schaudere, wenn ich rosa Girlie Cartoony-Websites sehe, aber das ist nur meine persönliche Meinung und mein Geschmack.


Es sind nicht mehr die fünfziger Jahre und VAs sind viel mehr als kleine Schreibkräfte.



Regel die rechtlichen Dinge


Du musst zunächst ein Gewerbe im Gewerbeamt (meist im Rathaus deiner Stadt) anmelden, sobald du anfängst, bezahlt zu werden. Das Gewerbeamt meldet dein neues Gewerbe dann ans Finanzamt, von dem du innerhalb einiger Wochen deine eigene Steuer ID erhältst. Diese musst du auf den Rechnungen und auf deiner Webseite angeben. Sie gehört dort ins Impressum (Apropos Impressum: Denk an die DSGVO und Vorgaben für Webseiten!). Du musst auch entscheiden, ob du eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung oder ein Einzelunternehmer sein möchtest, wenn wenn du dich für die Mehrwertsteuer registrieren lassen willst. Die meisten VAs fangen mit Sicherheit erstmal als Einzelunternehmer/in an. Ob du in dich mit Steuern und Buchhaltung auskennst, entscheidet auch, ob du dich an einen Steuerberater wenden musst. Dieser kann dich auch gut zu Finanz- und Rechtsfragen beraten.


Eine Nische finden und sich spezialisieren


Es ist definitiv besser, eine Nische zu haben, anstatt darüber nachzudenken, was die Leute wollen und dann diese Dienstleistungen anzubieten. Identifiziere zunächst, worin du gut bist, was du gerne tust und was du weiterhin tun willst - dann findest du Leute, die diese Dienstleistungen benötigen.


Deine Nische könnte deine Dienstleistungen, die Art der Menschen, mit denen du arbeitest, die Branche, in der du arbeitest, oder eine Kombination von diesen Dingen sein.


Wenn du eine Nische hast, dann wirst du die Ansprechpartnerin in diesem Bereich (entweder physischer Standort, Skillset-Industrie oder Themenbereich) und du erhältst Anfragen, die zu deinem gewählten Bereich passen. Deine Nische ist normalerweise das, was du für deinen Lebensunterhalt getan hast, bevor du dich freiberuflich selbständig gemacht hast - nimm die tief hängenden Früchte!


Es hat keinen Sinn, seinen Job zu verlassen, um Virtueller Assistent zu werden, wenn du am Ende eine Arbeit annimmst, die dir nicht gefällt und obwohl du den Speck mit nach Hause nimmst, sollte die Arbeit Spaß machen und deine Priorität sein.


Entscheide, was du berechnen möchtest


Du musst dich für deine Tarife entscheiden. Du kannst stundenweise, projektbezogen oder feste Raten berechnen - aber es ist in der Regel eine Kombination aus allen. Ich war etwas teurer als einige andere VAs, aber meine Website zeigte deutlich, dass ich mich auf bestimmte Nischenbereiche spezialisiert hatte, und deshalb war ich das Geld wert.


Deine Tarife variieren daher je nach deinem Kenntnisstand, deinem Kundenstamm und deiner Branche. Es ist viel schwieriger, deine Gebühren zu erhöhen, als sie zu senken, und du solltest deine Fähigkeiten nicht unterschätzen.


Frauen unterschätzen sich oft selbst, aber du bist eine wertvolle Ressource und Menschen, die verstehen, dass sie gerne für deine fachkundige Hilfe bezahlen (und schätzen) werden.


Du wirst auch Menschen kennen lernen, die deinen Preis schlecht reden. Dies sind Menschen, mit denen du extrem vorsichtig sein musst.



Vermarkte dich!


Füge dein Unternehmen zu lokalen Geschäftsverzeichnissen hinzu (Du erhältst viele Verkaufsanrufe, aber du brauchst die SEO zunächst), tritt LinkedIn & Xing bei, betreibe Networking und probiere so viele Arten von Marketing wie möglich aus, um herauszufinden, was für dich funktioniert. Ich brauche eigentlich kein Networking oder Marketing mehr zu betreiben und benutze nur eine Methode, um neue Kunden zu gewinnen.


Nutze Social Media (oder nicht)


Ich habe früher viel Arbeit über Twitter bekommen und LinkedIn benutzt, um Interessenten zu recherchieren und mein Netzwerk zu erweitern. Eine Social Media Präsenz wird definitiv deine SEO und Sichtbarkeit verbessern, also versuche, dich damit auseinanderzusetzen.


Du kannst nicht den ganzen Tag auf Twitter sein, sonst schaffst du deine Arbeit nie, aber plane nützliche Informationen, die dir zeigt, dass du dein Geschäft kennst und online populär bist, wenn du die Zeit hast, mit Menschen zu sprechen und Beziehungen aufzubauen.


Wenn Social Media nicht dein Ding ist, dann gehe nicht in die Nähe davon. Es ist besser, es zu lassen, als ein Schweinsohr daraus zu machen.


Teilen und zusammenarbeiten


Ich fand heraus, dass die Kenntnis aller anderen VAs in meinem Gebiet für mein Unternehmen von großem Nutzen war. Wir tauschten Ressourcen aus, gaben Arbeit weiter, unterstützten uns gegenseitig und lehrten uns sogar gegenseitig neue Fähigkeiten.


Siehe andere VAs nicht als Konkurrenz, weil dein Fachgebiet anders sein wird als ihr Fachgebiet. Virtuelle Assistenten haben Geschäfte und Herausforderungen, die sich von anderen Freelancern unterscheiden, so dass es wirklich hilft, jemanden zu kennen, der deine Branche versteht und Ratschläge auf der Grundlage gemeinsamer Erfahrungen geben kann.


Auch Online-Gruppen sind sehr nützlich. Als ich darüber nachdachte, welchen Time Tracker ich wählen sollte, betrachtete ich eine LinkedIn VA Group Diskussion und probierte alle erwähnten aus, bis ich einen fand, der mir gefiel. Ich hörte oft in Gruppen zu, um zu sehen, welche Apps sie verwendeten und wie sie Probleme überwunden haben. Sie sind auch eine großartige Gemeinschaft, die immer gerne anderen VAs hilft.


Hör niemals auf zu lernen


Ich kann dir nicht sagen, wie wichtig es ist, dass du ständig dazu lernen und dich über neue Entwicklungen informieren musst - nicht nur in der VA-Industrie und deiner eigenen Nische, sondern auch mit neuen Technologien und Möglichkeiten, effizienter zu arbeiten. Wenn du deine Fähigkeiten auf dem neuesten Stand hältst, dann hast du ein vielfältigeres und wertvolleres Leistungsspektrum und bist für deine Kunden mehr wert.


Es klingt, als müsste man Wonder Woman sein, um eine großartige virtuelle Assistentin zu sein.


Du bist Administrator, Forscher, Buchhalter, Marketingspezialist, Webdesigner, Texter und eine Milliarde anderer Dinge - und das alles, bevor du sogar einen einzigen Arbeitsgang für deine Kunden machst.


Du bist vielleicht nicht einmal dafür geschaffen, aber wenn du denkst, dass du die notwendigen Qualitäten hast und nach dem Lesen immer noch ein virtueller Assistent werden willst, dann hast du zumindest jetzt ein besseres Verständnis dafür, was jetzt zu tun ist.


Ich würde lügen, wenn ich sagen würde, dass es keine harte Arbeit ist, aber ich würde auch lügen, wenn ich auch sagen würde, dass es sich ganz und gar nicht lohnt.


Anja-Kristin Hertkorn

- Deine Virtuelle Assistenz -

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